Estatuto Actual
En nuestras Asambleas Generales, el Capítulo XI establece (Artículo 43) que cada Asociado tiene derecho a un voto y que, en caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad. También define que los votos se emiten alzando la mano y son contados por tres asociados designados para tal efecto, además de señalar que habrá votación especial para ciertos casos.
¿Qué problema buscamos resolver?
Hoy, nuestros estatutos no contemplan:
- Boletas de papel .
- Voto electrónico para quienes no pueden asistir, están fuera del país, o prefieren un mecanismo más ágil y verificable.
Esto limita la participación y, en algunos temas sensibles, dificulta implementar una votación más moderna.
La propuesta
Agregar (no sustituir) dos modalidades adicionales, manteniendo la opción actual:
Voto presencial en Asamblea:
- Puede seguir siendo a mano alzada cuando aplique; y
- Se agrega la posibilidad de boleta de papel (voto secreto) cuando la Asamblea así lo determine o cuando el asunto lo amerite.
- Voto electrónico previo a la Asamblea, mediante firma electrónicapara Asociados que elijan esa modalidad al registrarse.
¿Es legal votar y firmar electrónicamente?
Sí. En México, el Código de Comercio reconoce la Firma Electrónica como datos electrónicos asociados a un mensaje de datos que identifican al firmante, expresan su aprobación y producen los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio.
Adicionalmente, la plataforma que utilizaremos Odoo Sign documenta el marco aplicable en México y explica cómo su solución incorpora elementos de seguridad, trazabilidad y evidencia (bitácoras de auditoría, integridad criptográfica y métodos de autenticación como SMS) alineados con regulaciones mexicanas y buenas prácticas (incluida NOM-151 como referencia de conservación e integridad, cuando aplique). (Odoo)
A nivel internacional, Odoo señala que los documentos firmados con Odoo Sign son válidos bajo eIDAS en Europa y ESIGN en EE. UU., y que cumplen requisitos de firma electrónica en 100+ países. (Odoo)
En la Unión Europea, por ejemplo, se establece que una firma electrónica no debe ser negada por el solo hecho de ser electrónica (marco eIDAS). (European Commission)
Importante: como en cualquier proceso, la validez práctica depende de hacer bien el procedimiento (identificación, integridad, evidencia, conservación), por eso la propuesta incluye controles y auditoría.
¿Cómo
funcionaría el voto electrónico en Colonos?
El voto electrónico se ejecuta como una boleta individual (documento) que el Proprietario completa y firma electrónicamente. El proceso propuesto:
1) Registro previo a la Asamblea (obligatorio para todos)
Antes de la Asamblea, cada propietario/Asociado se registra (ventanilla digital o presencial) para:
- Confirmar sus datos de contacto (correo y celular).
- Validar su estatus y saldo/estado de cuenta conforme a las reglas internas aplicables.
Confirmar su modalidad de voto:
- Electrónico, o
- Presencial.
Cierre de registro: sugerimos un corte (por ejemplo 5 días hábiles) para depurar padrón y evitar cambios de último minuto.
2) Envío de boletas electrónicas (mínimo 48 horas antes)
A quienes eligieron voto electrónico, se les envía por correo una Solicitar una Firma desde Odoo Sign con:
- Enlace único por Proprietario (controla acceso y evita duplicidades)
- Fecha/hora límite de recepción (deadline) antes de la Asamblea, según se defina.
3) Contenido de cada boleta (documento)
Cada boleta incluirá:
- Identificación del asunto: “Punto X del Orden del Día”.
Campo obligatorio tipo selección / dropdown con opciones permitidas:
- “A favor” / “En contra” / “Abstención” (o las que correspondan).
- Datos del votante (nombre, lote/unidad, numero de votos).
4) Firma del votante
Luego de elegir su opción, el Asociado procede a firmar la boleta en Odoo Sign.
5) Autenticación reforzada por SMS (OTP)
Como paso final, el sistema solicita una verificación por SMS: el firmante recibe un código de un solo uso (OTP) que debe capturar para completar el envío. (Odoo)
Este paso reduce riesgos de suplantación y fortalece la evidencia.
6) Evidencia, integridad y bitácora
Odoo Sign mantiene evidencia del proceso (p. ej. bitácora/audit trail, sellos de tiempo, IP y trazabilidad), lo que facilita auditoría interna y soporte en caso de controversia.
Conteo y transparencia durante la Asamblea
Para mantener un solo “acto de conteo”:
Se cierra la recepción de votos electrónicos en el horario aprobado (deadline).
Se imprimen todas las boletas electrónicas recibidas (con su folio/identificador).
Se reciben los votos presenciales (mano alzada o boleta de papel, según corresponda).
Tres asociados (escrutadores) designados realizan el conteo consolidado (electrónicos impresos + presenciales), respetando el Art. 43 y la mecánica aprobada en la Asamblea.
Pasos adicionales
Para que el proceso sea ordenado y auditable, sugerimos agregar:
Regla anti-duplicidad
Si alguien eligió voto electrónico, su boleta electrónica cuenta y no se le recibe voto presencial (o, alternativamente, permitir cambio solo con cancelación formal antes del cierre).
Recordatorios automáticos
Invitar a quienes no han completado su boleta.
Resguardo
Conservar boletas y evidencia digital por el periodo que la Asociación determine (y de forma consistente con políticas internas).
Privacidad
Publicar un nuevo aviso de privacidad aplicable al uso de correo/celular para autenticación.
Proyecto de reforma estatutaria
1) Reforma al Artículo 43 (para incorporar boleta y voto electrónico)
1) ARTÍCULO 43. Derecho de voto y forma de emisión.
2) Adición de un Artículo 43 Bis (operación del voto electrónico)
ARTÍCULO 43 Bis. Voto electrónico: registro, emisión, cierre y verificación.
Para ejercer el voto electrónico, el Asociado deberá:
a) Registrarse previamente para la Asamblea en el plazo y forma que determine la convocatoria, confirmando sus datos de contacto (correo electrónico y número telefónico móvil) y acreditando su personalidad y/o representación, en su caso.
b) Seleccionar expresamente la modalidad de voto electrónico al momento del registro.
c) Emitir su voto a través de la boleta electrónica que la Asociación le remita, la cual contendrá las opciones correspondientes y requerirá: (i) selección de opción; (ii) firma electrónica; y (iii) validación mediante un factor adicional de autenticación (por ejemplo, código de un solo uso por SMS) u otro mecanismo equivalente.
d) Reconocer que el voto electrónico quedará asociado a un folio o identificador único y a una evidencia digital (bitácora/audit trail) que permita su verificación.
La convocatoria establecerá la fecha y hora límite para la recepción de votos electrónicos. Los votos emitidos con posterioridad a dicho cierre se tendrán por no presentados.
Los votos electrónicos recibidos en tiempo deberán integrarse al escrutinio general de la Asamblea, imprimiéndose y contándose junto con los votos presenciales, o bien computándose mediante reporte verificable, según determine la Asamblea, garantizando en todo momento transparencia, trazabilidad y control de duplicidades.
3)
Adición de un Artículo 43 Ter (no duplicidad y conflictos)
ARTÍCULO 43 Ter. Prevención de duplicidad.
Cada derecho de voto podrá ejercerse una sola vez por asunto. Cuando el Asociado haya emitido voto electrónico válido dentro del plazo, dicho voto prevalecerá y no procederá un voto posterior por el mismo derecho en forma presencial (salvo regla de sustitución aprobada expresamente por la Asamblea y aplicada antes del cierre).